Para que las comunicaciones dirigidas al Buzón de Denuncias puedan ser tenidas en consideración y, en consecuencia, admitidas, han de cumplir los siguientes requisitos:
- Describir de la manera más detallada posible las circunstancias que faciliten la identificación de la actividad fraudulenta.
- Proporcionar toda la documentación disponible acerca de la situación que se comunica, o indicios objetivos para poder obtener pruebas por parte de la Agencia.
- Tener la certeza razonable de que la información que se traslada tiene una especial trascendencia para lograr la integridad y buen gobierno del sector público, o bien ayuda a evitar el fraude en el empleo de dinero público.
- En cualquier caso no se admitirán comunicaciones basadas en opiniones personales que no vengan acompañadas de la suficiente fundamentación o aquellas otras que sean notoriamente falsas.
Una vez presentada una denuncia por medio del Buzón, los denunciantes obtienen de la aplicación un acuse de recibo en el que se les confirma que la denuncia ha sido realizada con éxito. Este acuse de recibo incorpora un código alfanumérico de acceso a un canal de comunicación confidencial.
El código asignado cuando se accede al Buzón es la única forma de acceso y es responsabilidad del denunciante conservarlo. Este canal seguro de comunicación electrónica garantiza la confidencialidad de las comunicaciones y ofrece la posibilidad de preservar el anonimato. Permite además mantener la colaboración con la Agencia en la comprobación de los hechos.
Es importante que se mantenga el diálogo entre los denunciantes y la Agencia por medio de este canal para facilitar las tareas de investigación y comprobar los hechos.
La falta de respuesta a los requerimientos de información formulados a través del Buzón de Denuncias puede suponer el archivo de las actuaciones.