SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DE LA AVAF (SII-AVAF)
El Sistema interno de información de la Agencia (SII-AVAF) responde al mandato recogido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, de establecer canales internos, un responsable del sistema y un procedimiento a seguir para la presentación de información sobre actos o conductas constitutivos de posibles infraccciones penales o administrativas, graves o muy graves, en el contexto laboral. El SII-AVAF garantiza la confidencialidad de la persona que denuncia o informa, si decide identificarse. Así mismo, la información puede presentarse también de manera anónima.
Regulación:
Las informaciones que se presenten deben versar sobre acciones u omisiones relacionadas con el funcionamiento de la AVAF que puedan ser constitutivas de infracciones penales o administrativas, graves o muy graves.
Son personas informantes o denunciantes:
a) Las personas que tengan la condición de empleados públicos de la AVAF.
b) Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas o proveedores de la AVAF.
c) Las personas que informen en el marco de una relación laboral, funcionarial o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios y trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración.
d) Las personas cuya relación todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de provisión de puestos de trabajo.
El SII-AVAF se inspira y cumple con los principios generales contenidos y desarrollados en el Código ético y de conducta de la Agencia.
El SII-AVAF garantizará la confidencialidad de todas las actuaciones que se lleven a cabo a lo largo del procedimiento de gestión de la información desde la recepción hasta la terminación de este.
De conformidad con el artículo 25.3 de la Ley 2/2023, cuando la comunicación se reciba por un canal que no sea el competente o por alguna persona que no sea la responsable de su tratamiento, esta no podrá revelar información alguna que pudiera permitir identificar a la persona informante o a la persona afectada, debiendo remitir dicha comunicación, a la máxima brevedad y sin alteración alguna, a la persona Responsable del Sistema.
Se designa como Responsable del SII-AVAF a la persona de la Agencia que fue elegida mediante votación, de entre y por el personal de la misma, como miembro del Comité de ética.
a) Recepción de la información.
Recibida una información, se procederá a su registro, asignándole un código de identificación alfanumérica, y se acusará recibo dentro de los 7 días naturales siguientes.
No procederá realizar el acuse de recibo ni la comunicación de inadmisión cuando:
- se trate de información manifiestamente repetitivas, abusivas, injustificadas o ininteligibles.
- se aprecie abuso de derecho o mala fe.
Queda prohibido formular comunicaciones con una finalidad diferente de la que prevé la Resolución de aprobación del SII-AVAF o que vulneren los derechos fundamentales al honor, la imagen y la intimidad personal y familiar o que sean contrarias a la dignidad de la persona, en cuyo caso podrán ser objeto de las responsabilidades legales que procedan.
b) Valoración.
Se valorará por la persona Responsable del SII, la competencia, la verosimilitud de la información presentada y la suficiencia de las evidencias aportadas.
En los casos en que la comunicación aportada presente alguna carencia de información, se podrá efectuar un requerimiento.
Cuando de la información presentada se deriven indicios de conductas o hechos presumiblemente constitutivos de delito, se trasladará de forma inmediata al Ministerio Fiscal o a la autoridad judicial.
Procederá la inadmisión y no se comprobará la información aportada, en los siguientes supuestos:
a) En el caso de que no se refiera a acciones u omisiones que se encuentren dentro del ámbito objetivo y/o no guarden relación con la actividad y funcionamiento de la AVAF.
b) En el caso que la comunicación se presente por personas no incluidas en el ámbito subjetivo.
c) Cuando carezca de fundamento, verosimilitud o contenido esencial, sea notoriamente falsa, fundada únicamente en opiniones o esté formulada de forma vaga o excesivamente genérica.
d) Cuando sea manifiestamente repetitiva, salvo que se aprecie nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen una nueva valoración.
e) Cuando tenga un carácter abusivo o injustificado.
f) Cuando esté siendo investigada por la autoridad judicial, el Ministerio Fiscal, Fiscalía
Europea o la policía judicial.
g) Cuando de algún otro modo incumplan las condiciones fijadas en la Resolución de aprobación del SII-AVAF.
c) Comprobación de los hechos comunicados.
Se comprobarán aquellas comunicaciones o informaciones que contengan una descripción suficiente que permita identificar el hecho o la conducta y que se refieran a actuaciones o al funcionamiento interno de la AVAF.
Comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la certeza de los hechos relatados. Dicha comprobación se realizará por la persona Responsable del SII, sin perjuicio de que, en función de los hechos comunicados, se pueda requerir la colaboración de otras personas o unidades administrativas de la AVAF, quienes en cualquier caso deberán guardar deber de sigilo y confidencialidad.
La persona afectada por la información tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
En ningún caso se comunicará a las personas afectadas la identidad de la persona informante ni se dará acceso a la comunicación o denuncia.
Durante todo el procedimiento se actuará con especial sensibilidad a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
d) Terminación.
En el plazo máximo no superior a 3 meses, a contar desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso podrá extenderse hasta un máximo de otros 3 meses adicionales.
El procedimiento finalizará con la emisión de un informe por la persona Responsable del SII, que elevará a la persona titular de la Dirección de la AVAF y/o la remisión al órgano competente.
En caso de información notoriamente falsa, tergiversada u obtenida de manera ilícita, se exigirán las responsabilidades legales que procedan.
a) Derechos de las personas usuarias del Buzón:
- Derecho a la confidencialidad de las comunicaciones, informaciones y denuncias que proporcionen, así como a mantener su anonimato si así lo desean.
- La persona Responsable protegerá en sus derechos a las personas que hagan uso de este buzón, sin que con motivo de su comunicación se puedan derivar consecuencias lesivas para su esfera personal o profesional, salvo que las comunicaciones se realicen con pleno conocimiento de su falsedad o faltando de manera temeraria a la verdad.
- Las comunicaciones, informaciones y denuncias en ningún caso comportan el inicio de un procedimiento administrativo, ni tampoco producen el efecto de presentación en el Registro de entrada de la Agencia. Tampoco su presentación genera la condición de persona interesada en un procedimiento administrativo.
- Las comunicaciones no son constitutivas del ejercicio del derecho de petición, ni comportan la formulación de un recurso administrativo, ni el ejercicio de cualquier acción o reclamación a la que puedan tener derecho las personas que las formulan.
- A ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal y tendrá derecho a conocer el estado de la tramitación de su denuncia y los resultados de las actuaciones.
b) Obligaciones de las personas usuarias del Buzón:
- Deben tener indicios razonables o suficientes sobre la certeza de la información que comuniquen, no pudiendo formularse comunicaciones genéricas, de mala fe o con abuso de derecho.
- Están obligadas a describir de la manera más detallada posible los hechos o conductas que comuniquen y deben proporcionar toda la documentación disponible sobre la situación descrita y, en su caso, los indicios objetivos para obtener las pruebas.
- Son responsables de la conservación, con las debidas precauciones de seguridad, del código alfanumérico que identifica su comunicación y de su uso a los solos efectos de mantener la relación con la persona Responsable y de adicionar información relevante.
- Si se vulneran el principio de buena fe o con abuso de derecho puede incurrir en responsabilidad civil, penal o administrativa.
El Buzón interno de denuncias Ley 2/2023 permite el anonimato y garantiza la confidencialidad y seguridad de las comunicaciones.
Este Buzón garantiza en todo momento la confidencialidad de las comunicaciones y la identidad del informante. Las personas pueden facilitar sus datos identificativos y de contacto o, si lo prefieren, también pueden hacer la comunicación de manera anónima.
Hay dos opciones para realizar la comunicación de manera anónima:
- Utilizando su navegador pero sin facilitar los datos identificativos y de contacto. En este caso queda rastro de la dirección IP desde la que se realiza la comunicación, la cual puede ser requerida a la Agencia por las autoridades competentes.
- Garantizando plenamente el anonimato de la comunicación en el entorno digital (también de la dirección IP, que puede identificar a la persona que navega por Internet), utilizando una red de anonimización. La herramienta más utilizada es la red TOR. La forma más sencilla de utilizar esta red es descargar e instalar el navegador Tor Browser, que se puede obtener desde la página: https://www.torproject.org/download/download-easy.html.es.
El análisis de las herramientas usadas por otras entidades dedicadas a la denuncia ciudadana y expertos en estos temas, aconsejan facilitar esta opción de anonimato para preservar la integridad de quien informa, que a menudo puede estar en situación de vulnerabilidad.
La red TOR es básicamente un software gratuito y de código abierto que permite mejorar la privacidad y seguridad en Internet. Al conectarse a Internet con TOR, la conexión pasa a través de una serie de túneles cifrados antes de ser encaminada hasta su destino lo que dificulta rastrear la fuente de la información. Así, la identidad de la persona que se conecta al Buzón interno de denuncias Ley 2/2023 está protegida.
El uso de la red TOR para acceder al buzón es aconsejable o indispensable cuando se tiene el convencimiento o la certeza de riesgo, porque garantiza el anonimato de la persona en el momento de la recepción de la comunicación. No obstante, hay que recordar que quien informa debe preservar, también, el anonimato en el momento de la emisión.
En muchas administraciones públicas y redes corporativas en general, los administradores de dichas redes impiden el acceso a la página de descarga de TOR o filtran el tráfico dirigido a ella. Por ello, para utilizar este software puede ser necesario hacerlo desde un ordenador de uso personal.
Conforme dispone el artículo 5.2 d) de la Ley 2/2023, además del Buzón interno de denuncias Ley 2/2023, se integran en el SII-AVAF:
- Buzón interno de denuncias del Código ético y de conducta – Incumplimientos o consultas Código ético y de conducta.
El acceso a este canal corresponde únicamente al personal de la AVAF.
- Canal de entrada de las solicitudes de resolución de las situaciones conflictivas o denuncias de acoso laboral
El acceso a este canal corresponde únicamente al personal de la AVAF.