Perquè les comunicacions dirigides a la Bùstia de Denúncies puguen ser tingudes en consideració i, en conseqüència, admeses, han de complir els següents requisits:
- Descriure de la manera més detallada possible les circumstàncies que faciliten la identificació de l’activitat fraudulenta.
- Proporcionar tota la documentació disponible sobre la situació que es comunica, o indicis objectius per a poder obtenir proves per part de l’Agència.
- Tenir la certesa raonable que la informació que es trasllada té una especial transcendència per a aconseguir la integritat i bon govern del sector públic, o bé que ajuda a evitar el frau en l’ús dels diners públics.
- En qualsevol cas no s’admetran comunicacions basades en opinions personals que no vinguen acompanyades de la suficient fonamentació o aquelles altres que siguen notòriament falses.
Una vegada presentada una denúncia per mitjà de la Bústia, els denunciants obtenen de l’aplicació un justificant de recepció en el qual se’ls confirma que la denúncia ha sigut realitzada amb èxit. Aquest justificant de recepció incorpora un codi alfanumèric d’accés a un canal de comunicació confidencial.
El codi assignat quan s’accedeix a la Bústia és l’única forma d’accés i és responsabilitat del denunciant conservar-lo. Aquest canal segur de comunicació electrònica garantiza la confidencialitat de les comunicacions i ofereix la possibilitat de preservar l’anonimat. Permet a més mantenier la col.laboració amb l’Agència en la comprovació dels fets.
És important que es mantinga el diàleg entre els denunciants i l’Agència per mitjà d’aquest canal per a facilitar les tasques de recerca i comprovació dels fets.
La falta de resposta als requeriments d’informació formulats a través de la Bústia de Denúncies pot suposar l’arxiu de les actuacions.